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ECM/DMS

Schlanke Prozesse dank digitalem Dokumentenmanagement

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Die Automatisierung ehemals manueller Prozesse verkürzt die Bearbeitungszeiten und verringert die Fehleranfälligkeit. Sowohl die Freigabe, Buchung und Ablage als auch eine Langzeitarchivierung mit automatischer Kontrolle der Aufbewahrungsfristen wird nun von dem neuen System übernommen.

Der Gesetzgeber verlangt von Unternehmen seit einiger Zeit auch rechtlich eine derart zuverlässige Aufbewahrung und Aufzeichnung von Informationen zum Nachweis von Geschäftsvorfällen. N Scale ermöglicht eine schnelle Auffindbarkeit und vollständige Auskunftsfähigkeit zu allen wichtigen Informationen. Mithilfe des Systems kann prozessrelevantes Wissen jederzeit gezielt bereitgestellt werden, was die Transparenz aller Geschäftsvorgänge erhöht.

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Die mobile-Erweiterung ermöglicht es Anwendern bei Bedarf, auch außerhalb des Büros, mittels Tablet-PCs auf Dokumente zuzugreifen sowie Workflow-Aufgaben auszulösen und zu bearbeiten. Ein weiterer Vorteil liegt in der Skalierbarkeit der Software. Das System eignet sich sowohl für große als auch kleine Unternehmen. Die Bedienung kann schnell erlernt werden, weshalb N Scale bereits nach kurzer Zeit produktiv im Unternehmen zum Einsatz kommt.

Alle Beteiligten über die Fortschritte der Auftragsabwicklung im Bilde

Klaus Union hat das Ablegen bestimmter Dokumente zudem mit Benachrichtigungsfunktionen gekoppelt. Anhand vorprogrammierter Kriterien werden ausgewählte Mitarbeiter beim Ablegen spezieller Dokumentkategorien automatisch informiert. Das schließt Workflow-Lücken, weil Mitarbeiter unmittelbar in Kenntnis gesetzt werden, sobald sie mit der Weiterbearbeitung eines Auftrags beginnen können.

Gleichzeitig wird die Terminüberwachung erleichtert, weil alle beteiligten Personen permanent über die Fortschritte der Auftragsabwicklung auf digitaler Basis im Bilde sind. Durch das neue System konnte Klaus Union die Prozesse stabilisieren, automatisieren und dadurch am Ende schlanker machen.

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