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ECM/DMS

Schlanke Prozesse dank digitalem Dokumentenmanagement

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Deshalb nahmen die Bochumer die Umstellung auf ein digitales ECM inklusive eines softwaregestützten Dokumentenmanagements und einer automatisierten und rechtssicheren E-Mail-Archivierung in Angriff. Nachdem das Unternehmen die Lösungen von drei verschiedenen Anbietern sondiert hatte, fiel die Entscheidung zugunsten der Informationsplattform N Scale 7 Vecto.

Hohe Flexibilität überzeugte

Dabei handelt es sich um eine vielseitig einsetzbare ECM- und DMS-Lösung der Ceyoniq Technology GmbH aus Bielefeld. Das System überzeugte Klaus Union, da es sich im Gegensatz zu vielen anderen Softwarelösungen in allen Bereichen mit der speziellen IT-Infrastruktur des Unternehmens kompatibel zeigte. Die Offenheit des Systems war ein entscheidendes Kriterium zugunsten des Anbieters Ceyoniq: Da Klaus Union über ein selbstprogrammiertes ERP-System verfügt, brauchte das Unternehmen seinerseits eine gewisse Programmierhoheit über die externe Lösung zur optimalen Einbettung in den Workflow. Ceyoniq erwies sich als einziger Anbieter dazu in der Lage, die gewünschte Flexibilität zu gewährleisten.

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Prozessrelevante Dokumente einfach ablegen und schnell auffinden

Durch den Einsatz von N Scale verfügt Klaus Union heute über eine automatisierte und rechtssichere E-Mail-Archivierung. Außerdem ermöglicht die Software das unkomplizierte Ablegen und schnelle Auffinden aller prozessrelevanten Dokumente. Ein QR-Codesystem sorgt für die präzise Einordnung von Dokumenten im Rahmen des Scan-Prozesses.

Oliver Terhorst, Geschäftsführer und IT-Leiter bei Klaus Union, schätzt, dass ein einzelner Metallbaumeister seines Unternehmens durch das reduzierte Papieraufkommen auf das Jahr gerechnet bis zu drei Monate Zeit einspart, die früher allein für das händische Dokumentenmanagement aufgewendet werden mussten.

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