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So funktioniert effektives Onboarding

| Autor/ Redakteur: Veit Lemke / Melanie Krauß

Kleiner Aufwand, großer Effekt: Ein professioneller Onboarding-Prozess macht aus erwartungsvollen Kandidaten schnell begeisterte und produktive Mitarbeiter. Was Sie dabei unbedingt beachten sollten, lesen Sie hier.

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Durch ein strukturiertes Onboarding lässt sich die Frühfluktuation im Unternehmen reduzieren.
Durch ein strukturiertes Onboarding lässt sich die Frühfluktuation im Unternehmen reduzieren.
(Bild: ©Graf Vishenka - stock.adobe.com)

Ingenieure und andere technische Fachkräfte sind bekanntlich heiß begehrt auf dem Arbeitsmarkt. Doch selbst wenn das Recruiting erfolgreich war, können sich HR und Führungskräfte noch lange nicht entspannt zurücklehnen. Denn wenn der neue Mitarbeiter nach den ersten Wochen den Eindruck gewinnt, er hätte sich für den falschen Arbeitgeber entschieden, ist er schneller wieder weg, als der Bewerbungsprozess gedauert hat.

Aber wie lässt sich aus einem neugierig-gespannten „Newbie“ ein überzeugter Mitarbeiter machen? Die Antwort auf diese Frage lautet: Mit einem professionellen Onboarding. Dabei gilt es zwischen drei verschiedenen Phasen zu unterscheiden – dem Zeitraum zwischen Vertragsunterschrift und Arbeitsbeginn, der ersten Woche im neuen Job und den darauffolgenden Monaten. In jeder dieser Zeitspannen gibt es eine Reihe von Maßnahmen, die für den Mitarbeiter den Unterschied zwischen einem engagierten und einem gleichgültigen Arbeitgeber ausmachen. Einige der wichtigsten sollen im Folgenden vorgestellt werden:

Kommunikation bereits vor Jobbeginn

Preboarding-Phase: Der neue Mitarbeiter hat den Arbeitsvertrag unterschrieben, doch sein Arbeitsbeginn ist noch nicht erfolgt.

Laut der Haufe Onboarding Studie 2019 kündigen mehr als ein Viertel der Mitarbeiter (30 %) ihren Arbeitsvertrag noch bevor sie ihre neue Stelle überhaupt angetreten haben. Das Risiko lässt sich minimieren, indem Sie den guten Kontakt aus der Bewerbungsphase nie abreißen lassen – bleiben Sie im Gespräch und vermitteln dem Mitarbeiter so stets das Gefühl, die richtige Wahl getroffen zu haben.

Mögliche Aktivitäten während des Preboardings:

  • Warm welcome: Heißen Sie den neuen Mitarbeiter mit einer offiziellen Nachricht willkommen. Selbstverständlich enthält diese auch die Kontaktdaten eines Ansprechpartners für eventuell aufkommende Fragen.
  • Einbindung in die interne Kommunikation: Versorgen Sie den neuen Mitarbeiter vom ersten Tag an mit relevanten internen Informationen und ermöglichen Sie so wertvolle Einblicke in Unternehmenskultur und -leitlinien.
  • Transparenz herstellen: Eine Agenda für den ersten Arbeitstag sorgt für Klarheit und Sicherheit, was auf den neuen Mitarbeiter zukommt.
  • Hilfe beim Umzug: Setzt der neue Job einen Wohnortwechsel voraus, freut sich der neue Mitarbeiter über hilfreiche Informationen zum Wohnungsmarkt oder Adressen relevanter Dienstleister.
  • Vernetzung über digitale Kanäle: Mittels digitaler Onboarding-Lösungen oder sozialer Netzwerke kann ein unkomplizierter früher und regelmäßiger Kontakt erfolgen.

Professionelle Strukturen und Prozesse

Orientierungsphase: Der Mitarbeiter hat seine neue Stelle angetreten und muss in der ersten Woche vor allem ankommen und sich zurechtfinden. Ein professionell vorbereiteter Arbeitsplatz und ein strukturierter Ablauf helfen dem Neuzugang, sich in der ungewohnten Umgebung mit unbekannten Kollegen und Vorgesetzten sowie neuen Aufgaben und Prozessen schnell einzufinden.

Mögliche Aktivitäten während der Orientierungsphase:

Kommunikation und Interaktion

  • Begrüßung ist Chefsache: Am ersten Arbeitstag sollte sich der Vorgesetzte idealerweise Zeit nehmen, um den Mitarbeiter willkommen zu heißen und im Gespräch fachliche Orientierung zu geben, aber auch Erwartungsmanagement zu betreiben, um mögliche Missverständnisse gar nicht erst entstehen zu lassen.
  • Mittendrin statt nur dabei: Die soziale Integration – etwa bei gemeinsamen Mittags- oder Kaffeepausen – ist Teamsache. Auch erste gemeinsame Aktivitäten sorgen für ein hohes Willkommensgefühl.
  • Frühes Feedback: Gegen Ende des ersten Arbeitstages sollte bereits ein Feedback-Gespräch zu den ersten Eindrücken stattfinden.

Infrastruktur und Einarbeitung

  • Must-have: Zu den absoluten Grundlagen gehört natürlich ein komplett ausgestatteter Arbeitsplatz mit allen nötigen Berechtigungen und Zugängen.
  • Training On The Job: Der neue Kollege sollte bereits am ersten Tag aktiv eingebunden werden, um die Einarbeitungszeit zu verkürzen und das Zugehörigkeitsgefühl zu fördern.
  • Welcome Event: Eine gemeinsame Veranstaltung aller Neuzugänge im Unternehmen fördert den Austausch über Abteilungsgrenzen hinaus.

Fachliche Einarbeitung und soziale Integration

Integrationsphase: Auf dem Weg vom Neuling zum alten Hasen steigt der Mitarbeiter in den ersten Monaten tiefer ins Geschehen ein – sowohl fachlich als auch im Team. Nach den ersten Einführungen geht es jetzt darum, den Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, produktiv zu arbeiten – ein individueller Einarbeitungsplan und ein persönlicher „Buddy“ spielen dabei die Hauptrolle.

Mögliche Aktivitäten während der Integrationsphase:

Fachliche Einarbeitung

  • Individueller Einarbeitungsplan: Hier wird alles aufgelistet, was an fachlichem Wissen nötig ist, um den Job bestmöglich erfüllen zu können.
  • Raus aus dem Silo: Neben dem Training on the Job helfen Formate wie Knowledge Cafés oder Working-Out-Loud-Circles bei der Weitergabe von wichtigem informellem Wissen.
  • Wir müssen reden: In regelmäßigen Feedback-Gesprächen gleichen Führungskraft und Mitarbeiter den Status Quo der Einarbeitung ab und stellen die Weichen für die künftige Vorgehensweise.
  • Unterstützung durch eine Onboarding-Lösung: Mit Hilfe einer Onboarding-Plattform finden neue Mitarbeiter alle wichtigen Informationen und Vernetzungsmöglichkeiten zum jeweils richtigen Zeitpunkt an einem zentralen Ort.

Soziale Integration

  • Persönlicher Pate: Ein „Buddy“ nimmt den neuen Mitarbeiter unter seine Fittiche und erleichtert ihm damit, sich schnell im neuen Team einzufinden. Auch ein „Mentor“, der dem neuen Mitarbeiter abseits der täglichen Arbeit Einblicke gibt, hilft sehr.
  • Always on: Onboarding Apps auf mobilen Endgeräten bieten eine zeitgemäße Lösung, mit Kollegen im Gespräch zu bleiben und unterstützen relevante Onboarding-Prozesse.

All den geschilderten Aktivitäten ist eines gemein: Sie laufen nicht einfach nebenbei, sondern bedürfen einer sorgfältigen Planung und professionellen Ausführung. Doch der finanzielle und zeitliche Aufwand lohnt sich, denn mit einem guten Onboarding legen Sie nicht nur den Grundstein für eine längerfristige Zusammenarbeit mit dem neuen Mitarbeiter, sondern auch für dessen zukünftige Performance – und investieren so in den nachhaltigen Unternehmenserfolg.

* Veit Lemke ist Senior Manager, Coach und Onboarding-Experte bei der Haufe Group in 79111 Freiburg, Tel. (07 61) 8 98-0, veit.lemke@haufe.com, www.myonboarding.de

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