PLM-System

Verträge digital im PLM verwalten schafft Transparenz

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Bisher fehlte Verknüpfung mit Produktinformationen

Dezidierte digitale Vertragsmanagementlösungen bieten zumeist nicht, was heute im Vertragswesen essenziell ist: die Verknüpfung eines Vertrags oder Vertragsbestandteils mit allen Produktinformationen, die mit ihm in Beziehung stehen. Nur dann können alle Involvierten vom Vertrag in die Auftrags-, Produkt- und Projektdaten abspringen sowie umgekehrt und auf diese Weise ein Beziehungs-, also referenziertes, Wissen aufbauen.

In industriellen Unternehmen werden bereits flächendeckend Dokumentenmanagement- beziehungsweise Produktdatenmanagement-Systeme eingesetzt. Sie bilden das Datenrückgrat (Product Data Backbone) für alle Produktinformationen entlang des Product-and-Document-Lifecycle-Managements und sind oftmals integriert in die bestehende ERP- und CRM-Landschaft. Mit diesen Eigenschaften sind sie prädestiniert dafür, auch die gewachsenen Aufgaben des Vertragsmanagements zu übernehmen. Leistungsfähige PLM-Systeme bringen die Funktionalität eines technischen Dokumentenmanagementsystems bereits im Standard mit und sind damit eine geeignete Ausgangsbasis für digitales Vertragsmanagement. Fortgeschrittene Lösungen beinhalten bereits vorkonfigurierte Anwendungspakete im Standard, die auf bestehender Umgebung erweitert werden können.

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Eine PLM-Software steht als Vertragsmanagementsystem nicht nur der Rechtsabteilung offen, sondern jedem, der im Unternehmen mit dem Aushandeln und Abschließen von Verträgen zu tun hat (Einkauf, Auftragswesen, Vertrieb) sowie den Projektteams, die dieses System für ihre originäre Arbeit nutzen und darüber zusätzlich in das dazugehörige Vertragswerk abspringen können.

Der Vertrag und sein Beziehungsnetz im PLM

Die Vertragsmappe ist der zentrale Ort für alle Vertragsunterlagen zu einem Vorgang. Sie gehört daher in den gleichen Speicherbereich wie das PLM. Dadurch lässt sie sich mit allen weiterführenden technischen Strukturen direkt in Bezug setzen – seien es Produkte oder Anlagen, einzelne Zulieferprodukte oder Kundenaufträge. Ebenso kann das integrierte Risikomanagement begleitend mit Bezug auf Vertrag und beispielsweise auf Zulieferer bis auf die Teileebene über das Beziehungsnetz mit verwaltet werden. Somit ist ein direkter Zugriff auf alle vom Vertrag adressierten Elemente auf Knopfdruck möglich.

Der Vertrag und sein Lifecycle

Jedes Objekt – von der Zeichnung bis zu den Vertragsunterlagen – unterliegt entlang seines Lebenslaufes unterschiedlichen Status. Diese wechseln automatisch entlang der Bearbeitungsprozesse. Das PLM-System Pro.File mit seinem Pro.Ceed-Anwendungspaket „Digitales Vertragsmanagement“ unterscheidet beispielsweise zwischen fünf verschiedenen Status. Diese übernehmen die Dokumentenlenkung im Object Lifecycle eines Vertrags und lassen sich bei Bedarf noch mit weiteren verfeinern.

Was bedeutet der Einsatz einer PLM-Lösung als Vertragsmanagementsystem nun im Angesicht der heutigen Anforderungen an das Vertragswesen? Verträge werden online, etwa per E-Mail, vom Vertragspartner bereitgestellt (Papierverträge werden eingescannt) und sofort im Vertragsmanagementsystem elektronisch an der gleichen Stelle abgelegt wie die gesamten Produktdaten im Product Data Backbone. Die Vertragsmappe speichert die Unterlagen redundanzfrei und stellt sie Abteilungen zentral bereit. Das Suchen von Vertragsdokumenten vereinfacht sich dadurch erheblich, einzelne Vertragsinhalte werden schnell per Volltextsuche gefunden. Alle im Rahmen der Bearbeitung entstehenden Dokumente und Informationen werden ebenfalls in der Vertragsmappe abgelegt und stehen nachgeschalteten Abteilungen sofort zur Einsicht zur Verfügung.

Die Unterlagen werden nach einer Vollständigkeitsprüfung mit weiterführenden Informationen verknüpft und die verantwortlichen Stellen über die Aufgaben- beziehungsweise Prozesssteuerung zur Bearbeitung aufgefordert. So automatisiert ein Unternehmen seine Prozesse im Vertragswesen. Vertragsfristen werden im System hinterlegt und unterliegen mit sofortiger Wirkung einem integrierten Eskalationsmanager. Der Anwender kann sich dadurch etwa alle Verträge mit dem Status „Verlängern“ anzeigen lassen und dies kombinieren mit einer automatisierten Erinnerung.

Unternehmen aus dem technischen Umfeld verwalten eine Vielzahl an produkt-, projekt- und auftragsbezogenen Dokumenten in einem PDM/PLM-System. Diese Dokumente stehen mit Verträgen in unmittelbarem Zusammenhang. Folgerichtig ist es daher, PLM-Lösungen mit der hierfür besonders gut geeigneten DMS-tec-Funktionalität (DMS tec: Dokumentenmanagement-Software für technische Unternehmen) auch für die Vertragsverwaltung einzusetzen. MM

* Frank Zscheile ist freier Fachjournalist. Weitere Informationen: Procad GmbH & Co. KG in 76131 Karlsruhe, Tel. (07 21) 96 56-5, info@Procad.de

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