PLM-System Verträge digital im PLM verwalten schafft Transparenz

Einen Vertrag unterschriftsreif vorzulegen, ist ein langer Prozess, der immer komplexer wird. Ein PLM, das die Funktionalitäten eines technischen Dokumentenmanagementsystems beinhaltet, kann den Aufbau einer digitalen Vertragsverwaltung erleichtern.

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• Oft werden Vertragsdokumente nicht zentral verwaltet, sodass weder Kenntnis noch Klarheit über alle Bestandteile und Fristen herrscht. Außerdem fehlt die Beziehung des Vertrags zu den produktbezogenen Informationen.

• Bisher bestand Vertragsmanagement aus Controlling, Verwaltung und Archivierung der Verträge. Heute ist aufgrund der Komplexität eine digitale 360°-Sicht für alle beteiligten Abteilungen nötig.

• Ein PLM kann den Vertrag in Bezug zu allen Aufträgen und Produkten setzen sowie zudem seinen kompletten Lebenszyklus abbilden. In einer digitalen Vertragsmappe liegen alle Informationen bereit.

Ein Kaufvertrag im Anlagenbau bestand früher aus wenigen Seiten. Das Vertragswesen war ein eher unscheinbarer Bestandteil interner Kontrollsysteme. Heute füllen vertragliche Dokumente mehrere Ordner, um Supply Chain und Produktion abzusichern und den Kauf besiegeln zu können. Entsprechend hoch sind die Erstellungs- und Bearbeitungszeiten, bis solche Verträge unterschriftsreif sind. Parallel dazu werden mit Kunden auftrags- und projektbezogene Verträge geschlossen, die ebenfalls überwacht und verwaltet werden müssen. Hinzu kommen verschärfte Haftungsauflagen, neue Richtlinien und Compliance-Vorgaben. Nationale und internationale Gesetze, Richtlinien und Zertifizierungen formalisieren das Vertragswesen immer mehr.

Die Grenzen bisherigen Vertragswesens

Ziel des Managements muss es vor diesem Hintergrund sein, eine 360°-Sicht auf das Vertragswerk herzustellen und es in Beziehung zu setzen zu allen produktbezogenen Informationen im Unternehmen. Dieses Beziehungswissen fehlt aber oft, denn in vielen Unternehmen schließen einzelne Abteilungen Verträge eigenhändig ab. Die Folge: Vertragsdokumente werden nicht zentral verwaltet, sondern sind verteilt in einzelnen Fachbereichen abgelegt – entweder in Papierform oder elektronisch auf Laufwerken. Dadurch sind Verträge oft nicht auffindbar und es herrscht keine Klarheit darüber, ob unter Umständen verschiedene Stellen im Unternehmen mit ein und demselben Lieferanten gleichlautende Verträge abgeschlossen haben. Auch Kündigungsfristen verlängern sich ungewollt, weil die jeweiligen Dokumente gerade nicht zur Hand sind, um sie auf ihre Laufzeit zu prüfen.

In manchen Branchen wie dem Anlagen- oder Schiffsbau enthalten Verträge oftmals Vertragsstrafen (Pönalen). Sie machen ein proaktives Claim Waiver Management (Nachforderungsmanagement) erforderlich, das nicht Bestandteil eines traditionellen Vertragswesens ist. Darunter werden alle Aktivitäten zusammengefasst, mithilfe derer man eigene berechtigte Ansprüche gegenüber dem Partner identifizieren, bewerten und geltend machen beziehungsweise fremde unberechtigte Forderungen abwehren kann.

Vertragsmanagement muss angesichts neuer betrieblicher und gesetzlicher Anforderungen daher zu einer Kernaufgabe der Geschäftsleitung werden. Als Management Risk Controlling System unterstützt es das Management bei der Überwachung und Einhaltung regulatorischer Vorgaben und stellt sicher, dass bei Abweichungen und vertraglichen Risiken und Claims frühzeitig gegengesteuert werden kann. Damit wird es zum wichtigen Instrument bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

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Vertragswesen im digitalen Wandel

Das klassische Vertragsmanagement bestand in der Vergangenheit aus den drei Säulen Vertragscontrolling, Vertragsverwaltung und Vertragsarchivierung. Sie wurden zumeist manuell und analog gelebt, gegebenenfalls mit ersten elektronischen Ansätzen. Informationsbrüche und -fehler konnten durch personelle Mehraufwände noch ausgeglichen werden, prägen aber bis heute das Tagesgeschehen. In den letzten Jahren hat sich die Sicht hierzu stark verändert. Waren anfangs nur wenige Beschäftigte mit dem Thema befasst, sind es heute unternehmensweit ganze Stäbe und Abteilungen, die sich aufgrund komplexer werdender Produkte mit demVertragsmanagement beschäftigen müssen.

Im Fehlerfall kann bei unzureichender Bearbeitungsqualität, versäumten Fristen oder Außerachtlassung von Pönalen ein immenser Schaden für das Unternehmen entstehen. Noch unangenehmer wird es, wenn die Vertragsparteien auf unterschiedlichen Versionsständen des Vertrages miteinander verhandeln, ohne dass es jemandem auffällt. Mit Veränderung seines Fokus beinhaltet das Vertragswesen heute neben den bisherigen Säulen zusätzlich das vertragsbegleitende Risikomanagement und ein auftragsbegleitendes Claim Waiver Management. Es wacht außerdem über die Einhaltung von Compliance-Richtlinien.

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