Unternehmenssoftware Wie HR abteilungsübergreifend informieren kann

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Anders als ihre Kollegen im Büro haben Mitarbeiter in der Produktionshalle ohne PC oft keinen direkten Zugang zu wichtigen Informationen aus der HR. Doch dieses Ungleichgewicht lässt sich beseitigen.

Die Mitarbeiter über aktuelle Themen auf dem Laufenden zu halten, ist eine der wichtigsten internen Aufgaben von Personalabteilungen in Unternehmen. Nicht nur sorgt sie so dafür, dass Angestellte ihre Tätigkeit möglichst effizient ausführen können – das Thema spielt auch eine wichtige Rolle bei Sicherheits- und Compliance-Fragen.

Doch der Zugang zu Informationen fällt oft ungleich aus. Büromitarbeiter, die den Hauptteil ihrer Arbeitszeit an einem PC verbringen, können recht einfach via Intranet Informationen einholen und HR-Services beanspruchen oder per E-Mail und Telefon kontaktiert werden. Anders sieht es bei Mitarbeitern in der Fertigung oder im Außendienst aus. Typischerweise verfügen diese nicht über einen regelmäßigen Zugang zu einem eigenen Arbeitsrechner.

Das hat für diese Angestelltengruppen enorme Auswirkungen. Wollen sie etwa auf ihr E-Mail-Postfach zugreifen, müssen sie ihre Arbeit unterbrechen, um sich an einem Fremdrechner einzuloggen. Das stört den Prozess und kostet Zeit. Die oft laute Umgebung in den Fertigungshallen sowie die fehlende Privatsphäre bedeuten zudem, dass auch Telefonieren keine Option ist. Auch das Ausfüllen von Anträgen oder Einreichen von Unterlagen wird ohne PC, Drucker und Scanner zur Herausforderung. Und nicht zuletzt birgt dies auch Risiken in Hinsicht auf Compliance und Sicherheit, wenn nicht alle Mitarbeiter im gleichen Maße über alle aktuellen Regelungen und Vorgaben informiert sind.

Vorteile einer cloudbasierten HR-Lösung

Eine mögliche Lösung dafür können cloudbasierte HR-Service-Delivery-Systeme sein. Durch sie sind alle Informationen und Funktionen überall, jederzeit und auf verschiedenen Endgeräten verfügbar. So benötigen Mitarbeiter nicht mehr zwangsweise einen eigenen PC, sondern können beispielsweise ihr privates oder berufliches Smartphone nutzen. Weitere Vorteile im Überblick:

• Abteilungsübergreifende Information: HR kann auch Angestellte in der Fertigung in Echtzeit mit Informationen versorgen. Zudem können diese proaktiv selbst in einer Wissensdatenbank Antworten auf Fragen erhalten, ohne auf die Rückmeldung eines HR-Mitarbeiters warten zu müssen. Alternativ oder zusätzlich kann in Werkshallen ein stationärer Info-Touchpoint geschaffen werden, der aktuelle Intranet-Informationen anzeigt, etwa durch die Montage eines Bildschirms an zentraler Stelle.

• Zugang zu HR Services: Mitarbeiter können ihre Anfragen und Anträge, zum Beispiel für die Verlängerung der Dienstwagennutzung, direkt auf dem Smartphone online ausfüllen, an die HR schicken und den Bearbeitungsstatus anzeigen.

• Eigene Ablage für Dokumente: Durch die Cloud haben Mitarbeiter außerdem einen sicheren Speicherort, an dem sie wichtige Dokumente speichern können und in den nur sie Einblick haben. Umgekehrt kann auch die HR Dokumente wie Gehaltsabrechnungen direkt an die persönliche Cloudablage des Mitarbeiters senden, ohne aber auf die darin ablegten Dateien zugreifen zu können.

• Sicherheit von Daten: Die Datensicherheit einer cloudbasierten HR-Software lässt sich durch rollenbasierte Zugriffsrechte, Passwortsicherung und Zwei-Faktor-Authentifizierung signifikant besser gewährleisten als es bei Papierdokumenten der Fall ist, die nur durch ein Aktenschrankschloss geschützt sind. So lassen sich auch Vertragsveränderungen, zum Beispiel bei einer Beförderung, komfortabel, schnell und rechtskonform erledigen – selbst, wenn der Mitarbeiter außerhalb tätig ist. Die entsprechenden Dokumente lassen sich digital bereitstellen und können dann elektronisch rechtsverbindlich unterschrieben werden, etwa direkt vom Smartphone aus. So finden sie ohne lange Wartezeit ihren Weg zurück zur HR.

• Unkomplizierte Dokumentation von Unfällen: Auch im Falle eines Unfalls hilft ein modernes HR-System. Der betroffene Mitarbeiter oder ein Kollege können diesen via Smartphone-Kamera fotografisch dokumentieren, das Formular für die Unfallmeldung online ausfüllen und die HR ohne Verzögerung informieren.

• Pluspunkt bei Mitarbeitern: Ein weiterer Vorteil einer digitalen HR-Lösung: die heutige Generation erwartet schlicht und einfach Angebote und Mehrwerte wie Self-Service, mobile Verfügbarkeit und digitales Dokumentenmanagement von einem modernen Arbeitgeber – unabhängig von der Abteilung, in der sie arbeiten. Sind diese Faktoren auf überzeugende Weise umgesetzt, wirkt sich das wesentlich auf die Employee Experience der Angestellten aus. Ein Faktor von enormer Bedeutung in einer Zeit, in der sich in beinahe allen Branchen der Fachkräftemangel intensiviert. Damit wird eine moderne, cloudbasierte HR-Lösung zu einer schnell lohnenden Investition in die Zukunftsfähigkeit des eigenen Unternehmens.

* Wieland Volkert ist Country Manager Central Europe & Netherlands bei UKG (Peopledoc Germany GmbH) in 70173 Stuttgart, Tel. +49 711 273500-0, hrsd-contact.de@ukg.com, www.ukg.com

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