Firmeninterne Newsletter: Motivation durch Information

Redakteur: MM

Nur wer sein Unternehmen kennt, wird sich auch mit ihm identifizieren. Der Mitarbeiterinformation kommt folglich eine wichtige Rolle zu. An die Stelle der klassischen Mitarbeiterzeitschrift tritt...

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Nur wer sein Unternehmen kennt, wird sich auch mit ihm identifizieren. Der Mitarbeiterinformation kommt folglich eine wichtige Rolle zu. An die Stelle der klassischen Mitarbeiterzeitschrift tritt dabei zunehmend der Newsletter im Intranet.Unternehmen unterliegen einem ständigen Wandel, wenn sie wachsen und konkurrenzfähig bleiben wollen. Die interne Kommunikation spielt bei solchen Wandlungsprozessen eine Schlüsselrolle. Mangelhafte Kommunikation lässt Sanierungen, Fusionen und betriebliche Veränderungen scheitern, denn nur informierte Mitarbeiter tragen den Wandlungsprozess engagiert mit. Nach einer Untersuchung des Journal of Marketing gehen nur 9% der Kunden auf Grund besserer Angebote des Wettbewerbs verloren, hingegen 68% wegen des Desinteresses der im Unternehmen Beschäftigten.Das Engagement der Mitarbeiter ist von vielen Faktoren abhängig. Neben materiellen Anreizen wie einem hohen Gehalt oder guten Aufstiegschancen, spielen die sogenannten weichen Faktoren eine wichtige Rolle. Hierzu gehören im weitesten Sinne das Betriebsklima, wozu in ganz besonderem Maße die Transparenz eines Unternehmens zählt. Nur wer sein Unternehmen ,,durchschaut", kann sich mit ihm identifizieren. Doch wie lässt sich Mitarbeiteridentifikation durch Unternehmenstransparenz fördern, wenn in einem großen Konzern der Weg von der Fertigungshalle bis zur Chefetage fast unerreichbar ist und die Kommunikation spätestens auf dem zweitem Drittel des Weges im Sand verläuft? Eine Aufgabe der Corporate Communication ist die Vermittlung der Firmenidentität durch strategisch geplante, widerspruchsfreie Kommunikation, nicht nur nach außen, sondern auch und insbesondere nach innen. Die Mittel dazu sind vielfältig, spielen sich auf verschiedenen Ebenen ab und sind je nach Art des Unternehmens mehr oder weniger geeignet. Doch wie wird in der Praxis informiert? Letzteres gilt vor allem für den ,,inoffiziellen Dienstweg", etwa den Plausch im Raucherzimmer. Die Pinnwand wird kaum noch beachtetSteuerbarer und deshalb sinnvoller zur Informationsvermittlung sind hingegen Meetings, Aushänge am schwarzen Brett oder Mitarbeiterzeitschriften. Die Kommunikationsmittel im Printbereich haben jedoch einen entscheidenden Nachteil: An der Pinnwand wird achtlos vorübergegangen, Zettel, Flugblätter und (schlecht) gemachte Mitarbeiterzeitschriften landen früher oder später im Papierkorb.Der elektronische Newsletter hingegen ist unmittelbar auf dem eigenen Bildschirm präsent, jederzeit abrufbar, nach Belieben mit tiefer gehender Information verlinkbar, es entstehen keine Materialkosten und jeder bekommt die direkte Chance, sich einzubringen: beispielsweise durch Ideenformulare, firmeninterne Chatrooms oder Foren. Der Newsletter lässt sich in Unternehmen, in denen viele oder alle Mitarbeiter einen PC-Arbeitsplatz haben, optimal einsetzen. In Unternehmen, die einem großen Anteil von Beschäftigten ohne Zugang ins Intranet haben - das trifft beispielsweise auf Unternehmen der Fertigungsindustrie zu -, bietet sich ein Mix aus Print- und elektronischer Information an.Der Firmennewsletter für alle Mitarbeiter ist ein wichtiges Instrument für die betriebsinterne Kommunikation. Er versorgt alle Mitarbeiter einheitlich und zeitgleich mit relevanten Informationen über das Unternehmen. Effekt: Die Mitarbeiter fühlen sich ernst genommen, wenn sie über das Unternehmen, in dem sie arbeiten, informiert werden. ,,Die Loyalität und Arbeitsplatzzufriedenheit der Mitarbeiter wiederum führen zu erhöhter Kundentreue, denn nur zufriedene und motivierte Mitarbeiter treten überzeugend gegenüber Kunden auf", weiß Bernd Nagel, Geschäftsführer der TBT Tiefbohrtechnik GmbH & Co. in Dettingen/Erms. Der Newsletter schafft Transparenz in allen Bereichen, wie zum Beispiel in der Entscheidungsfindung der Geschäftsführung, beim Mitspracherecht und Einbringen eigener Ideen, bei personellen und strukturellen Veränderungen, bei der wirtschaftlichen Entwicklung sowie im Informationsaustausch und Wissenstransfer, auch und gerade abteilungs- und aufgabenübergreifend. Durch die offene Kommunikationskultur wird die Identifikation mit dem Unternehmen gewährleistet und wirkt damit gleichzeitig Entfremdungstendenzen entgegen. Ein Mitarbeiter, der auch über Prozesse, in die er nicht unmittelbar eingebunden ist, Bescheid weiß, ist ungleich motivierter und fühlt sich nicht nur als kleines Rädchen im Getriebe einer undurchschaubaren Organisation. Die Info-Mail ist ein motivierendes Element, das die Zufriedenheit der Mitarbeiter und letztlich die Produktivität des Unternehmens steigert.Offenheit heißt die MaximeAuch unangenehme Informationen können im Newsletter offen dargestellt und diskutiert werden. Wer sich einbildet, er könne unangenehme Situationen zurückhalten, der wird schnell eines Besseren belehrt. Unternehmensberatungen sind im Haus, Daten werden aus den Abteilungen abgerufen und bestimmte Fragen gestellt. Das alles bleibt den Mitarbeitern nicht verborgen und sorgt für Unsicherheit, schlechte Stimmung und eine Abwehrhaltung gegenüber der Unternehmensführung. In die Offensive zu gehen ist ganz klar der bessere Weg: Die Mitarbeiter fühlen sich ernst genommen und tragen das Unternehmen auch in schlechten Zeiten.Der firmeninterne Newsletter ist ein Medium für die Mitarbeiter, deren Meinungen und Einstellungen. Kurzum: Im Newsletter soll das Betriebsklima zum Ausdruck kommen. Das ist jedoch leichter gesagt als getan. Viele Mitarbeiter scheuen sich davor, Meldungen einzureichen, aus Angst, eine den Kollegen oder Vorgesetzten unbequeme Meinung zu vertreten. ,,Bei der Einführung eines Newsletters ist es wichtig, Ängste bei den Mitarbeitern abzubauen und zur Mitarbeit zu motivieren", hebt Geschäftsführer Nagel hervor.Ansprechpartner für Themen benennenWie oft sollte ein Newsletter erscheinen? Jedes Unternehmen muss für sich entscheiden, ob monatlich, wöchentlich oder sogar täglich informiert werden soll. Das hängt von den personellen Ressourcen ab, aber auch davon, über wie viel Interessantes es überhaupt zu berichten gibt. Ausschlaggebend ist die Regelmäßigkeit. Um den Informationsfluss nicht gleich wieder im Keim zu ersticken, ist es zweckmäßig, Ansprechpartner für einzelne Themen zu benennen. So können Fragen oder Vorschläge direkt bearbeitet werden.Die Inhalte sollten alle Bereiche des Unternehmens abdecken: neue Kunden, neue Partner, neue Produkte, neue und alte ,,Köpfe", strukturelle Veränderungen und dergleichen mehr. Eine knackige Überschrift und ein kurzer Abschnitt, in denen die wesentlichen Informationen dargestellt werden, genügen in der Regel, um die Mitarbeiter mit Informationsstoff über den Betrieb zu versorgen und um sicherzustellen, dass der Newsletter auch gelesen wird. Denn nichts ist schlimmer als langweilige Texte. Natürlich muss man beim Zusammenstellen einer Info-Mail einiges an Zeit und Know-how investieren. Jedoch wird sich diese Investition auszahlen. Das Zusammengehörigkeitsgefühl in der Belegschaft wird gestärkt, die Mitarbeiter fühlen sich im Unternehmen aufgehoben, verstanden und motiviert. Gleichgültig welche Form der Mitarbeiter-Kommunikation ein Unternehmen einsetzt, das Ziel ist für alle gleich definiert. Denn wenn der Teamgeist erst einmal gefestigt ist, kann die Straße zum Unternehmenserfolg auch mal holprig sein - denn wenn jeder weiß, für was und wen er arbeitet, ist er umso motivierter.

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