Schubert & Salzer Data GmbH

Die klassische PDF-Rechnung per E-Mail hat im europäischen B2B-Warenverkehr vielerorts bereits ausgedient. Ein aktuelles Beispiel für die Einführung der E-Rechnungspflicht in Europa ist Belgien, wo der strukturierte B2B-Rechnungsaustausch für alle umsatzsteuerlich erfassten Unternehmen seit dem 1. Januar 2026 vorgeschrieben ist. Für die belgische Tochter des deutschen Ventilherstellers Schubert & Salzer Control Systems bedeutete das, die hauseigene ERP-Lösung so zu erweitern, dass E-Rechnungen gesetzeskonform und zugleich einfach und zuverlässig über Ländergrenzen hinweg übermittelt werden können.

Dieser Herausforderung stellten sich die Softwareentwickler der Schubert & Salzer Data GmbH, dem ERP-Anbieter aus der Schubert & Salzer Gruppe. In nur zwei Monaten wurde dataSystems, ein auf mittelständische Fertigungsbetriebe zugeschnittenes ERP- und PPS-System, um die geforderte Peppol-Anbindung erweitert. Diese ist jetzt integraler Bestandteil der umfassenden On-Premise-Lösung dataSystems, die alle zentralen Geschäftsprozesse vom Einkauf über die Fertigung mit Produktionsplanung und -steuerung bis hin zum Vertrieb abdeckt.

Immer praxistauglich dank modularem Aufbau

dataSystems ist bewusst so konzipiert, dass es flexibel an unterschiedlichste Geschäftsprozesse angepasst werden kann. Zusatzmodule erlauben die schnelle Individualisierung der Basissoftware. Auch neue Anforderungen, wie etwa veränderte gesetzliche Rahmenbedingungen, lassen sich dadurch praxisnah in bestehende Abläufe integrieren, ohne etablierte Prozesse in der Auftragsabwicklung grundlegend zu verändern. Das macht dataSystems zu einem zukunftssicheren, durchgängigen System für die gesamte Prozesskette in vielen fertigenden Branchen, wie z. B. Kunststoffspritzguss, Metallverarbeitung und Maschinenbau.

Schließlich stehen auch andere Mittelständler mit Tochtergesellschaften, Lieferanten oder Kunden in betroffenen Ländern mitunter schnell vor einer neuen und bislang ungebräuchlichen Herausforderung. Mit einem ERP-System, das sich jederzeit auch an einen sich wandelnden Bedarf anpassen lässt, vermeidet man pragmatisch Compliance-Lücken und Stolperfallen im Geschäftsalltag.

Unkomplizierte Einbindung der Rechnungserstellung im Arbeitsalltag

Durch die nahtlose Integration der Peppol-Anbindung ändert sich für Anwenderinnen und Anwender von dataSystems im Arbeitsalltag nichts. Rechnungen werden ganz wie gewohnt im ERP erstellt. Völlig im Hintergrund erzeugt das System die Rechnung zunächst im deutschen ZUGFeRD-Format, ein menschenlesbares PDF mit eingebetteter XML-Datei strukturiert nach DIN EN 16931. Diese wird dann – weiter vollautomatisch – in den Peppol-Standard BIS Billing 3.0 konvertiert. Technisch erfolgt das über die Middleware-Plattform linQsupply® des deutschen Anbieters inSyca. Anschließend wird die E-Rechnung via Peppol-Netzwerk an den Empfänger zugestellt.

Damit ist Schubert & Salzer Control Systems – wie potenziell alle Nutzer von dataSystems – sicher für die aktuellen und kommenden gesetzlichen Rahmenbedingungen und die unterschiedlichen Standards in zahlreichen europäischen Ländern aufgestellt. So führt derzeit etwa Frankreich die strukturierte E-Rechnung im B2B-Bereich schrittweise ein. Kroatien hat sie ebenfalls zum 1. Januar 2026 für bestimmte Umsätze eingeführt. Und schließlich gilt auch in Deutschland ab 2027 die vollständige B2B-E-Rechnungspflicht.