PLM PLM und DMS auf mobilen Endgeräten nutzen

Ein Gastbeitrag von Johann Dornbach

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Für einen effizienten Informationsaustausch setzen Fertigungsunternehmen zunehmend auf digitale Lösungen wie PLM und DMS. Gerade für Servicetechniker ist es wichtig, dass dann alle Funktionen auch für den mobilen Einsatz zur Verfügung stehen. Doch was sind die Kriterien, damit die Systeme auch auf mobilen Endgeräten gut funktionieren?

Mit Smartphones oder Tablets lassen sich bereits heute PLM und DMS mobil nutzen. Profitieren kann unter anderem der Service.
Mit Smartphones oder Tablets lassen sich bereits heute PLM und DMS mobil nutzen. Profitieren kann unter anderem der Service.
(Bild: Gorodenkoff - stock.adobe.com )

Smartphone und Tablet sind in den letzten Jahren so leistungsfähig geworden, dass sie sich auch für Product Lifecycle Management (PLM) und Dokumentenmanagement (DMS) anbieten. Doch um die Vorteile dieser Lösungen an jedem Ort und zu jeder Zeit ausschöpfen zu können, müssen diese Softwaresysteme für die Endgeräte optimiert sein. Viele Systeme sind in ihrer Nutzung unzureichend oder umständlich und leiden unter Medien- und Systembrüchen. Sie nehmen unnötig Zeit in Anspruch, obwohl sie gerade diese ja einsparen sollten.

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Ein mobiles PLM sollte deshalb folgende Kriterien erfüllen:

  • Skalierung: Benutzeroberflächen, die auf dem Computerbildschirm problemlos funktionieren, können auf den kleineren Bildschirmen von Smartphone oder Tablet schnell unübersichtlich werden. Deshalb sollten die Seiten zumindest automatisch auf die geringeren Maße herunterskalieren. Noch besser jedoch ist eine App, die nur die Funktionen anbietet, die für den mobilen Gebrauch notwendig sind und die Darstellung für die Bedingungen kleiner Bildschirme optimiert.
  • Echtzeit-Aktualisierung: Eine der wichtigsten Funktionen eines PLM ist, dass die Datenbasis in derselben, stets aktuellen Version vorliegt – als „Single Source of Truth“ für alle Benutzer. Dokumentationen von Wartungen, der Einsatz neuer Komponenten, oder Kommentare in Dokumenten müssen deshalb so schnell synchronisiert werden. Möglich wird dies durch eine Verknüpfung der Dateien in der PLM-App mit dem Master-Dokument in der Unternehmensdatenbank. Dadurch überträgt sie (bei entsprechender Netzverfügbarkeit) Veränderungen in Echtzeit – unabhängig vom Standort des Benutzers.
  • Offline-Funktionen: Steht kein Netz zur Verfügung – etwa in entlegenen Gebieten – müssen mobile Lösungen für das PLM und DMS auch offline funktionieren. State of the Art sind Systeme, mit denen Servicekräften vor ihrem Außeneinsatz alle relevanten Dokumente und Daten auf dem mobilen Gerät speichern können. Die Dokumentation des Einsatzes erfolgt dann offline und die App aktualisiert die Daten automatisch, sobald wieder eine Verbindung zur PLM-Datenbank zur Verfügung steht.
  • Komfortable Features: Tablet und Smartphone bieten mit ihren Kamerafunktionen Features, die den Einsatz von mobilen PLM-/DMS-Systeme erheblich vereinfachen. Techniker können Fotos einer Maschine direkt in das Dokumentenmanagement einpflegen. Auch können sie Dokumente scannen, hochladen und zur weiteren Bearbeitung freigeben. Ein besonderer Pluspunkt ist die Stiftfunktion. Unterstützt das Endgerät dieses Feature, lassen sich bequem handschriftlich Notizen anfertigen. Besonders komfortabel ist die Möglichkeit, Abnahmeprotokolle oder Schadensberichte direkt nach Abschluss des Einsatzes zu unterschreiben und vom Auftraggeber signieren zu lassen.
  • Übersichtlichkeit: Um die passenden Ersatzteile für eine Reparatur schon vor Ort ausfindig zu machen, sind intelligente Suchfunktionen unverzichtbar. Dabei sollte sie in der Trefferliste auch sämtliche Verbindungen und Beziehungen der gesuchten Komponenten und Baugruppen übersichtlich anzeigen. Dies geschieht über eine Hierarchieansicht, die alle relevanten Dateien anzeigt und auch 3D-Modelle bzw. CAD-Dateien umfassen sollte. Mittlerweile sind Tablets und Smartphones so leistungsfähig, dass auch räumliche Darstellungen in Echtzeit gedreht werden können (mobile Lösungen sollten diese Möglichkeit anbieten). Zudem ist es sinnvoll, dass bei einer Suche mithilfe einer Artikelnummer das System alle Bauteile inkl. Nummer auflistet, die mit dem Artikel in Verbindung stehen.
  • Konfigurierbarkeit: Anforderungen an mobile Lösungen unterscheiden sich. So ist beispielsweise ein Feature zur Projekterstellung für einige Unternehmen unverzichtbar, für andere jedoch überflüssig – nicht nur, weil sie es nicht benötigen, sondern weil sie schon eine andere Lösung verwenden. Deswegen sollten mobile Anwendungen leicht konfigurierbar sein, um sich genau an die Anforderungen der Benutzer anzupassen.
  • Zugriffsverwaltung: Wird der Vor-Ort-Service mit Partnerunternehmen durchgeführt, müssen auch deren Mitarbeiter auf Komponentenlisten, Artikelnummern oder CAD-Modellen Zugriff haben. Allerdings benötigen sie nicht alle Informationen, die im System hinterlegt sind. Ein wichtiges Feature ist deshalb die Möglichkeit, Zugriffsberechtigungen zu konfigurieren.
  • Speicherort der „Single Source of Truth“: Daten müssen vor Angriffen geschützt sein, Datenlecks gilt es zu vermeiden. Das stellt besondere Anforderungen an Systeme, die geschäftskritische Informationen wie technische Dokumente, CAD-Zeichnungen oder Wartungsprotokolle verarbeiten. Wo sollen also die Daten gespeichert werden? Bei Cloud-Lösungen bietet sich aufgrund des hohen Datenschutzes an, einen Anbieter zu wählen, der Rechenzentren in der EU oder in Deutschland unterhält. Viele Unternehmen setzen hingegen auf eigene Infrastrukturen, also On-Premises-Lösungen, um ihre Daten zu schützen. Sie verzichten damit auf die Vorteile der Cloud (geringerer Administrationsaufwand, keine Investitionen in Hard- oder Software). Hybridmodelle können ein geeigneter Mittelweg sein, da sich mit ihnen einerseits Services aus der Cloud nutzen lassen, gleichzeitig jedoch besonders kritische Daten auf unternehmenseigenen Servern verbleiben. Mobile PLM-/DMS-Anwendungen sollten alle Betriebsmodelle unterstützen, um die Wahlfreiheit zu haben, bei Bedarf auf eine andere Lösung zu wechseln.

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Die fortschreitende Leistungsfähigkeit von mobilen Endgeräten und die immer bessere Netzabdeckung ermöglichen es also, PLM- und DMS-Lösungen auch jenseits des Desktops anzuwenden. Um diese benutzerfreundlich zu gestalten, sollten sie für den kleinen Bildschirm optimiert sein und zugunsten der Benutzerfreundlichkeit nur die Funktionen anbieten, die im mobilen Einsatz tatsächlich benötigt werden. Neben einer guten User Experience ist also auch ein hohes Maß an Konfigurierbarkeit ein Muss für PLM und DMS auf Smartphone oder Tablet.

* Johann Dornbach ist Chief Technology Officer bei der Procad GmbH & Co. KG

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